Zakładam działalność jako agent nieruchomości: 6 spraw, od których należy zacząć zakładając firmę w branży nieruchomości

Jeśli myślisz o podjęciu działalności gospodarczej w pośrednictwie w obrocie nieruchomościami, czy
to zakładając biuro nieruchomości, czy działając jako agent, pewne sprawy będziesz musiał załatwić
na początku i podjąć pewne decyzje. Nawet jeśli nie będziesz działać jako freelancer, tylko planujesz
podjąć współpracę z istniejącym biurem – gdzie będziesz zatrudniony na kontrakcie B2B, poniższa
lista jest dla Ciebie.

Oto 6 podstawowych spraw, od których należy zacząć zakładając firmę w branży nieruchomości.

1. Forma prawna

Wybór formy prawnej dla agencji nieruchomości jest pierwszą decyzją przy zakładaniu firmy. Możesz
działać w ramach działalności gospodarczej osoby fizycznej (przez jakiś czas być może nawet w
ramach tzw. “niezarejestrowanej działalności”) w CEIDG albo utworzyć spółkę. W przypadku spółek
zarejestrowanych w KRS może być to spółka osobowa, np. spółka jawna, gdy chcesz prowadzić
biuro wspólnie z inną osobą/ osobami, albo spółka kapitałowa, np. spółka z o.o. Ta ostatnia daje
większe bezpieczeństwo prowadzonego biznesu, ale jest bardziej kosztowna w obsłudze. Możesz
także wraz z innym agentem prowadzącym działalność założyć spółkę cywilną. Zanim dokonasz
wyboru i rejestracji firmy, warto przeanalizować możliwe formy pod kątem swojej działalności, zakresu
i skali, w jakiej chcesz ją prowadzić. Warto też skorzystać z porady prawnika czy księgowego. Zmiana
formy prowadzenia działalności jest możliwa, ale w niektórych przypadkach może być długotrwała lub
kosztowna, więc dobrze jest przyjąć już na początku optymalny dla siebie plan.

2. Nazwa firmy

Wybór nazwy firmy to nie tylko kwestia estetyczna, ale i strategiczna oraz marketingowa. Nazwa
powinna być łatwa do zapamiętania, wymawiana bez problemu oraz niepowtarzalna, by wyróżniać się
na tle konkurencji. Dobrze, aby nawiązywała do przedmiotu działalności. Jak już wymyślisz nazwę to
sprawdź, czy nie jest już zarejestrowana w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) oraz w bazach znaków
towarowych, aby nie naruszyć czyichś praw. Przy wyborze nazwy warto również pomyśleć o
dostępności odpowiedniej domeny internetowej, co ułatwi późniejszą promocję online i jeśli jest
dostępna od razu ją zarezerwuj!
Jeśli będziesz prowadzić działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, w nazwie Twojej firmy muszą
pojawić się Twoje imię i nazwisko. Podobnie nazwiska pojawiają się w spółkach osobowych.
Natomiast spółki kapitałowe mogą, ale nie muszą mieć nazwiska właściciela w nazwie. Można też
pomyśleć o zaprojektowaniu swojego logo, a także zarejestrowaniu zarówno nazwy firmy, jak i znaku
graficznego w Urzędzie Patentowym.

3. Księgowość i podatki

Kolejnym krokiem jest wybór sposobu prowadzenia księgowości oraz formy opodatkowania. Możesz
prowadzić księgowość samodzielnie, co jest możliwe w przypadku małych firm albo zatrudnić biuro
rachunkowe. Ważne jest również zdecydowanie się na formę opodatkowania: podatek liniowy, na
zasadach ogólnych, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub karta podatkowa w przypadku
osoby fizycznej. Będziesz też podejmować decyzję, czy chcesz zarejestrować się jako podatnik VAT
od razu, czy dopiero staniesz się nim, gdy będzie to konieczne. Każda z tych form ma swoje zalety i
wady, które warto skonsultować ze swoim księgowym. W tym miejscu także jest czas na podpisanie
umowy z bankiem o prowadzenie firmowego rachunku. Wybierając go warto zwrócić uwagę na
kwestię kosztów i wachlarza oferowanych usług. Natomiast mając konto firmowe w tym samym
banku, co główni kontrahenci, przelewy będą szybciej przechodzić, co może być niezmiernie
praktyczne w przyszłości.

4. Dokumenty, procedury i umowy

Prowadzenie działalności w branży nieruchomości wiąże się z koniecznością sporządzania i
przechowywania różnych dokumentów, umów oraz posiadania procedur. Pamiętaj, że w
pośrednictwie umowy wymagają pisemnej formy. Przygotuj wzory umów pośrednictwa, umów najmu,
przedwstępnych, z których będziesz korzystać, a także dokumentów dotyczących polityki prywatności
oraz regulaminów świadczenia usług. Jako obligatoryjne w naszej branży jest posiadanie procedur i
dokumentacji RODO i AML/CFT.
Dobrze opracowane i zgodne z prawem dokumenty minimalizują ryzyko prawne i budują zaufanie
klientów. Jeśli będziesz współpracować w ramach innego biura lub skorzystasz z franczyzy to właśnie
Twój partner dostarczy Ci potrzebną dokumentację do stosowania. Jeżeli jednak będziesz pracować
samodzielnie, czy to jako agent freelancer, czy prowadząc biuro nieruchomości, warto, abyś korzystał
z prawidłowych i sprawdzonych rozwiązań. Dlatego zleć ich przygotowanie specjaliście – prawnikowi,
obsługującemu rynek nieruchomości.

5. Ubezpieczenie

Zarówno agenci nieruchomości, jak i biura nieruchomości powinny przeanalizować wykupienie
odpowiednich polis ubezpieczeniowych. Najważniejsze jest ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej
(OC) za szkody wyrządzone klientom podczas wykonywania obowiązków zawodowych tzw. “OC
Pośrednika”. Posiadanie takiego ubezpieczenia jest obowiązkowe, a jego brak naraża na kary, a
nawet na nieważność zawartych umów. Warto również zastanowić się nad ubezpieczeniem OC w
ramach pozostałej działalności, ubezpieczeniem mienia biura, OC najemcy oraz ubezpieczeniem na
życie i zdrowie dla siebie i współpracowników.

6. Biuro i personel

Zastanów się, czy chcesz prowadzić działalność z własnego biura, czy może pracować zdalnie. Jeśli
zdecydujesz się na biuro, wybierz lokalizację, która będzie dogodna dla klientów i dobrze
skomunikowana. Przygotuj miejsce pracy, wyposażając je w niezbędny sprzęt biurowy. Jeśli planujesz
zatrudnienie pracowników, zadbaj o ich rekrutację, szkolenie oraz zapewnienie im odpowiednich
warunków pracy. Jeśli zdecydujesz się na współpracę z biurem nieruchomości, to sprawdź jakie są
możliwości pracy w biurze, korzystania z sal na spotkania czy sprzętu biurowego. W szczególności
istotna jest kwestia dostępności i ewentualnej dodatkowej odpłatności, która może się w jakichś
sytuacjach pojawić.

Zakładanie działalności jako agent nieruchomości to proces wymagający staranności i przemyślanych
decyzji. Dobrze przygotowany start to klucz do sukcesu w branży nieruchomości. Powodzenia!