Jak otworzyć biuro nieruchomości: 7 kluczowych rzeczy, które musisz zaplanować
Jak otworzyć biuro nieruchomości: 7 kluczowych rzeczy, które musisz zaplanować na początek. Praca w branży nieruchomości może być naprawdę satysfakcjonująca i ciekawa. Znam wiele osób, które od lat działają jako agenci nieruchomości czy doradcy ds. nieruchomości i nie zamieniliby tej pracy na żadną inną! Ale jak zawsze, najtrudniejsze są początki. Trzeba przygotować i zaplanować wiele rzeczy. Czasem błąd popełniony na początku jest niełatwy do naprawy w późniejszym czasie. Dlatego lepiej spędzić więcej czasu planując działania. Poniżej opisuje siedem kluczowych rzeczy, które powinieneś mieć przygotowane i opracowane na samym początku drogi w biznesie nieruchomości. Oczywiście – realna lista to do będzie zawierać wiele innych pozycji, ale bez tego ani rusz.
Jak otworzyć biuro nieruchomości: 7 kluczowych rzeczy, które musisz zaplanować na początek:
1. Wzory umów i dokumentów
Działalność w pośrednictwie, to działalność w naprawdę sformalizowanej branży. Przepisy narzucają wiele biurokracji jak np. wymóg zawierania umów z klientami (umów pośrednictwa) w formie pisemnej. Dlatego wszelkie wzajemne obowiązki i zasady muszą być ujęte w umowie pośrednictwa, gdyż ona będzie stanowić podstawę do ew. sporów. Także warto posiadać wzory dokumentów dla klientów jak umowy najmu, przedwstępne czy protokół zdawczo odbiorczy. Takie dokumenty można przygotować korzystając z własnej wiedzy i doświadczeń, ale jeżeli nie jesteś prawnikiem z doświadczeniem w branży lepiej zlecić przygotowanie zestawu dokumentów specjalistom. Koszt dobrze przygotowanych dokumentów zwróci się najpewniej przy pierwszym “problemie”.
2. Procedury
Wydaje się, że ta informacja jest powszechna, ale warto to podkreślić. Prowadząc działalność w zakresie pośrednictwa, nawet jeśli nasze biuro jest jednoosobowe, podlegamy pod przepisy RODO (przetwarzanie danych osobowych) oraz AML/CFT (przeciwdziałanie praniu pieniędzy). Oznacza to konieczność opracowania i wdrożenia określonych procedur. Tutaj, można skorzystać z gotowych rozwiązań oferowanych na rynku, które dostosujemy pod własną działalność lub zamówienie indywidualnych, co jest opcją droższą. Ponieważ za brak lub nieprzestrzeganie procedur w tych obszarach grożą drakońskie kary, warto też odbyć szkolenia w tym zakresie, aby rozumieć problematykę i odpowiedzialność.
3. Aplikacja do zarządzania ofertami
Praca w pośrednictwie będzie związana z zarządzaniem bazą ofert i klientów. Wspomagają w tym odpowiednie systemy typu CRM, które są dostępne na rynku najczęściej w formie abonamentowej. Systemy też wspierają nas w marketingu ofert, promowaniu na portalach ogłoszeniowych itp. Osobiście nie wyobrażam sobie pracy bez takiej aplikacji. Natomiast dostępne na rynku propozycje różnią się zakresem funkcjonalności i kosztem – warto więc przed ostateczną decyzją przeanalizować i porównać dostępne opcje.
4. Marketing ofert i biura
Ważnym elementem powiązanym z marketingiem jest wcześniej wymieniony system – aplikacja do zarządzania ofertami. Natomiast planując marketing warto wziąć pod uwagę m.in. sposób promowania ogłoszeń o nieruchomościach na sprzedaż czy na wynajem. Czy będziemy mieć stronę www czy może będziemy korzystać z portali, z których? Warto przeanalizować ich zasięgi i możliwości, bo umieszczanie ogłoszeń na sprawdzonych portalach nie jest tanie. A z drugiej strony często tanie portale nie są skuteczne. Więc kwestia decyzji i wykupienia pasujących pakietów (abonamenty). Oczywiście portale nie są jedynym sposobem promocji i sprzedaży nieruchomości, warto więc wytypować inne kanały. Drugą kwestią jest marketing biura jaki planujemy prowadzić: internet, media społecznościowe, banery, ulotki, reklama w lokalnej prasie itp. Istotna jest spójność wizualna, dobrana kolorystyka, posiadanie szablonów materiałów marketingowych i właściwych usługodawców, wspierających w marketingu. Na rynku dostępne też są szkolenia dotyczące promowania ofert i marketingu biura oraz budowania marki osobistej. Warto skorzystać.
5. Licencja i edukacja
Prowadząc działalność w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami należy mieć specjalistyczną wiedzę w tym zakresie. Kiedyś wymogi posiadania licencji gwarantowały, że osoby prowadzące działalność w branży posiadały odpowiednie przeszkolenie (np. studia podyplomowe). Od kilku lat licencje są fakultatywne, nadawane przez organizacje rynku osobom, które wykazały się odpowiednimi kwalifikacjami (np. ukończyły kurs i zdały egzamin). Kursy na licencje są przekrojowe i dają bazę do dalszej edukacji, a także podstawową wiedzę, którą powinien posiadać każdy pośrednik. Serdecznie rekomenduję, aby zacząć naukę właśnie od takiego kursu, a następnie podnosić swoje kwalifikacje i aktualizować wiedzę na dostępnych na rynku szkoleniach prowadzonych przez ekspertów. Jest z czego wybierać! Można też rozważyć przynależność do lokalnych stowarzyszeń pośredników. Dzięki temu jest łatwiejszy i tańszy dostęp do dobrych szkoleń oraz np. bieżące informacje z rynku, korzystanie z usług lub narzędzi na preferencyjnych warunkach itp.
6. Partnerzy strategiczni
Świadcząc usługi pośrednictwa nieodzowna jest ścisła współpraca z innymi fachowcami na rynku. Warto mieć swoją grupę wsparcia, aby polecać klientom sprawdzonych fachowców (a przy okazji otrzymywać w rewanżu polecenia). Do grupy wsparcia warto zaprosić notariusza, prawnika specjalizującego się w prawie rodzinnym, prawnika specjalizującego się w nieruchomościach, geodetę, doradcę finansowego czy kredytowego, doradcę ubezpieczeniowego, architekta, firmę remontową, złotą rączkę, firmę budowlaną, rzeczoznawcę majątkowego czy inspektora budowlanego. Oczywiście, ta lista będzie poszerzać się w zależności od specyfiki działania. Z partnerami strategicznymi rozliczenia za polecenia są często w postaci poleceń wzajemnych albo prowizji, dlatego w niektórych przypadkach mogą stanowić dodatkowe źródło dochodów w Twojej agencji nieruchomości.
7. Ubezpieczenie OC i inne
Jako ostatni, ale wcale nie najmniej ważny punkt na liście proponuję zatroszczenie się o polisę OC pośrednika. Generalnie, prowadząc działalność dobrze mieć ubezpieczenie, a Polisa OC Pośrednika jest wymagana przepisami. Generalnie nie można zawierać umów pośrednictwa bez wykupionej wcześniej polisy, a za jej brak też grożą kary pieniężne. Decydując się na Polisę OC mamy do wyboru opcje z kilku Towarzystw ubezpieczeń. Warto zapoznać się z zakresem ubezpieczeń dodatkowych, jakie oferują i wybrać najkorzystniejszy dla siebie wariant. Najczęściej jednak konieczne będzie dodatkowe ubezpieczenie związane z bieżącą działalnością, w tym np. OC Najemcy czy Pracodawcy, jeśli planujemy wynająć lokal lub zatrudniać personel.
Jeśli chcesz otworzyć biuro nieruchomości masz dwie drogi – działasz zupełnie sam, jako freelancer i wtedy wszystkie powyższe kroki a także dużo więcej powinieneś mieć przygotowane na początek drogi. Oznacza to udział w wielu szkoleniach oraz znajomość różnych zagadnień także księgowych, prawnych, finansowych, marketingowych. Druga droga, to rozpoczęcie współpracy z istniejącą na rynku agencją nieruchomości, która prowadzi usługi dla takich samodzielnych agentów. Oznacza to, że zaczynasz w sprawdzonej organizacji, która zapewnia większość powyższych obszarów a często wiele więcej. Ty skupiasz się na najważniejszym – pozyskiwaniu i obsłudze klientów, a wszelkie kwestie administracyjne i formalne nie są twoją bolączką. Wybór drogi należy do Ciebie. Warto porozmawiać z Białe Lwy – Nieruchomości, aby sprawdzić czy nasza oferta współpracy do Ciebie pasuje.
[AS] 18-08-2022 Jak otworzyć biuro nieruchomości: 7 kluczowych rzeczy, które musisz zaplanować na początek.